Síðustu ár hafa verið gerðar nokkrar rannsóknir og kannanir, bæði hér heima (óformlegar) og erlendis, á því hvað og hvernig fyrirtæki eru að nýta þær þjónustur og lausnir sem eru í Office 365 áskriftinni. Í stuttu máli er niðurstaðan sú sama, einfaldlega alltof lítil nýting. Ástæðurnar telja flestir tengjast því að ekki fer fram raunveruleg innleiðing og aðlögun í kjölfarið á því að grunnþjónusturnar eru tengdar (sbr. tölvupósturinn). Sömu rannsóknir og kannanir sýna að ef horft er á stakar þjónustur þá er nýting á tölvupósti vel yfir 90% meðan aðrar þjónustur eru flestar undir 40%.

Jafnframt er oft ekki til skilgreind stefna hvernig lausnir og þjónustur í Office 365 komi í stað annarra kerfa og þá með hvaða hætti þær séu innleiddar. Það er vissulega skiljanlegt að hjá minni fyrirtækjum sé ekki skilgreind ítarleg upplýsingatæknistefna (IT strategy). En engu að síður er mikilvægt að fyrirtæki geri sér grein fyrir hvaða lausnir og þjónustur eru í boði í Office 365, hvernig má nýta þær og hvað þær geta komið í staðinn fyrir.

Þetta er fyrsti pistillinn af nokkrum sem fjalla um hvað er í boði í Office 365, hvað gengur vel að innleiða, hverjar eru helstu áskoranir við innleiðingu og aðlögun og hvað fyrirtæki geta gert til að ná auknum árangri við að fullnýta þessa fjárfestingu.

Tilgangurinn er að upplýsa fyrirtæki um hvað þau eiga í þessari fjárfestingu og aðstoða þau við að skilja hvernig má nýta hana betur.

Office 365 í hnotskurn

Fyrir þá sem eru ekki alveg með á hreinu hvað Office 365 er þá er það miklu meira en bara Office hugbúnaðurinn (Word, Excel, PowerPoint). Office 365 er samsafn (suite) af lausnum og þjónustum til að leysa margvísleg verkefni eins og samskipti milli starfsmanna og við ytri aðila, samvinnu, skjalastjórnun, verkefnastjórnun, ofl. Það má jafnvel, með minniháttar aðlögun og viðbótum leysa enn þá afmarkaðri verkefni eins og sölustjórnun, þjónustustjórnun, samningastjórnun, beiðnir, birtingu upplýsinga úr öðrum kerfum, s.s fjárhagskerfum osfrv.

Kosturinn við lausnir Office 365 er að þær eru tiltölulega aðgengilegar og fyrir flesta sem eru tölvulæsir, þá geta þeir búið til og aðlagað umhverfið að sínum þörfum án aðkomu og mikils tilkostnaðar við aðkeypta vinnu.

Fyrirtæki sem eru með Office 365 áskrift, þurfa mjög líklega ekki að kaupa hýsingarþjónustu annars staðar frá, s.s. að kaupa aðgengi og gagnapláss fyrir skjöl og efni. Fyrirtæki í hýsingu eru að greiða alls kyns kostnað vegna nettenginga, fjarvinnslubúnaðar, VPN tenginga, gagnaflutninga og ýmis annars tilfallandi kostnaðar. Flest af þessum kostnaði fellur út ef þjónustur Office 365 eru fullnýttar. Það er þó ekki alveg hægt að alhæfa um þetta, en mikilvægast er að fyrirtæki fari vel yfir þetta með óháðum ráðgjafa (sem nýtur ekki hagsmuna að því að selja hýsingarþjónustu á vélbúnaði og gögnum) og meti hvaða möguleika fyrirtækið hefur til að hagræða í upplýsingatæknirekstri.

Helstu þjónustu og lausnir Office 365

Hér að ofan sjáið þið skjáskot af þeim þjónustum sem eru í boði í Business Premium áskriftinni. Svo hér að neðan er stutt samantekt á því hvaða viðfangsefni er hægt að leysa með ofangreindum þjónustum.

Almennt í boði fyrir flestar áskriftir

  • Aðgangur og uppsetning á Office hugbúnaðinum á allt að fimm tæki per starfsmann
  • Tölvupóstur fyrir alla starfsmenn
  • Nýjustu uppfærslur koma reglulega inn

Samvinna og samskipti

  • Sameiginleg dagatöl hópa/teyma (Groups/Microsoft Teams)
  • Verkefnastjórnun og hópavinna (Groups/Microsoft Teams/SharePoint)
  • Fjarfundir og samskipti við innri og ytri aðila (Skype for Business)
  • Samskipta og samvinnusvæði starfsmanna í líkingu við Facebook, en gögnin eru á þínu lokaða svæði (Yammer)
  • Möguleiki á að deila gögnum með utanaðkomandi aðilum með öruggum hætti (Groups/Teams)

Skjalastjórnun

  • Skjalavistun fyrir persónuleg skjöl starfsmanna, sbr. heimasvæði (Onedrive for Business)
  • Skjalavistun fyrir sameiginleg skjöl, deildaskjöl, sbr. sameign (SharePoint)
  • Skjalavistun fyrir verkefnaskjöl (Groups/Teams/SharePoint)
  • Umhverfi til að halda utan um gæðakerfi/gæðahandbók (SharePoint)

Markaðsmál og sölustjórnun

  • Kerfi til að búa til rafrænt markaðsefni sem skalast vel á öll tæki (Sway)
  • Uppsetning á einföldu sölukerfi fyrir minni söluteymi (SharePoint)

Þetta eru einungis nokkur af þeim fjölda notkunartilvika sem hægt er að leysa í Office 365, sum án frekari aðlögunar og vinnu, en önnur með minniháttar viðbótum.

Við hvetjum fyrirtæki sem eru komin af stað í Office 365 eða eru á þeim tímapunkti að meta hvort Office 365 sé fyrir þau að fá aðstoð við að kortleggja hvernig þau geta fullnýtt þessa fjárfestingu. Lykilatriðið er að skilja vel hvað er í boði, hvaða upplýsingatæknikostnað er hægt að taka út á móti og gera sér grein fyrir hvaða aðlaganir og viðbætur er þörf á til að gera Office 365 að heildstæðri lausn fyrir fyrirtækið.

Ef þið hafið einhverjar spurningar eða athugasemdir ekki hika við að setja þær hér inn eða senda mér línu á sigurjon@ozio.is.

Leave a Reply

%d bloggers like this: