Já þið lásuð rétt, sjálfvirkni, stafræn virkni, “gervigreind” og Office 365 allt í sömu setningunni. Þetta varð vonandi til þess að vekja áhuga ykkar ;).

Það er nefnilega tiltölu auðvelt og ódýrt að setja upp sjálfvirka ferla í Office 365 með örlítilli “gervigreind” sem gæti sparað fyrirtækjum töluverða fjármuni.

Ég hef “gervigreind” innan gæsalappa því við erum ekki að tala um eiginlega gervigreind heldur ákvörðunartöku út frá fyrirfram skilgreindum forsendum sem þó eru þekktar og við erum stöðugt að nota í daglegri ákvörðunartöku og hugbúnaður getur allt eins tekið fyrir okkur.

Formáli

Ein helstu rökin fyrir innleiðingu upplýsingatæknikerfa er að spara kostnað, draga úr villum í skráningum og einfalda ferla (gera hraðvirkari).

Því miður þá veldur innleiðingin því oft að ferillinn lengist eða verður flóknari því það einfaldlega gleymdist að hugsa keðjuna alla leið og nýja kerfið er þá einungis viðbót við þann feril sem var til staðar. Auk þess þá leysir hann ekki af hólmi skref í ferlinu sem nauðsynlegt er að gera t.d. til að fá samþykki eða staðfestingu aðila innan sem utan fyrirtækisins. Þessi skref eru gjarnan áfram gerð í höndunum, t.d. með því að prenta út skjöl til að fá  undirskriftir eða samþykki, eða með því að senda tölvupósta fram og til baka. Sem á endanum veldur því að keðjan slitnar og engin er með skýra sýn á hvar málið er statt í ferlinu.

Þegar eitthvað gerist þá gerist eitthvað annað

Það er til hugtak, sem svo varð uppsprettan að nokkrum hugbúnaðarlausnum sem heitir IFTTT, það stendur fyrir IF THIS THAN THAT. Sem sagt, þegar eitthvað gerist þá gerist eitthvað annað.

Í Office 365 áskriftarþjónustum er hugbúnaðarþjónusta sem heitir Microsoft Flow sem byggir á þessu hugtaki. Við getum látið Flow “hlusta á” eða hafa eftirlit með einhverju sem gerist í öðrum kerfum og um leið og það gerist þá gerist eitthvað annað í okkar innri kerfum. Eftirfarandi er einfalt dæmi sem lýsir þessu nánar.

Umsóknarferli – Dæmi

Tökum dæmi um að viðskiptavinur óskar eftir /sækir um nýja þjónustu. Þetta gæti verið hvað sem er, nýr reikningur, yfirdráttur, tryggingar, fjarskipti, sjónvarpsáskrift, auka lífeyrissparnaður, o.s.frv. Grundvallarhugmyndin er sú að við erum með eitthvað kerfi, t.d. umsóknarform á vef (gæti líka verið app eða eitthvað annað kerfi) sem veldur því að eitthvað ferli fer sjálfvirkt af stað í okkar innri umsýslukerfum.

Office-365-automation-digital-biz-mynd-1.png

 

Hugbúnaðurinn sem væri notaður í ofangreindu ferli er eftirfarandi:

  • Microsoft Forms eða Typeform fyrir vefform á ytri vef
  • Flow til að koma umsóknum í umsýslukerfi og úrvinnslu umsókna
  • SharePoint fyrir umsýslukerfi og til að virkja Flow við úrvinnslu umsókna
  • Outlook fyrir tölvupóstsamskiptin (Flow sér um að senda póst úr sjálfvirkum ferlum)
  • iSign fyrir rafrænar undirskriftir. Þetta er í raun eini hugbúnaðurinn sem þörf er á fyrir utan Office 365 þjónusturnar en er hér einungis sem hluti af dæmi um heildar verkferli

Samantekt

Tilgangurinn með þessum stutta pistli var að vekja áhuga á og benda á tækifærin sem felast í Office 365. Það þarf ekki að kosta mikið fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki að taka þátt í hinni stafrænu byltingu. Það er hægt að fara ansi langt í uppsetningu sjálfvirkra ferla og á stafrænni virkni í Office 365, þegar kemur að meginferlum fyrirtækja.

Til að meta hvort hægt sé að hagræða í tilteknum ferlum, reiknið út gróflega hvað fer mikil vinna (tími*kostnaður) við móttöku, úrvinnslu og afgreiðslu einstakra mála yfir tiltekinn tíma. Fáið svo mat á hvað myndi kosta að setja slíkt ferli með sjálfvirkni.

Hvet ykkur til að kynna ykkur málið betur eða heyra í okkur í OZIO ef þið þurfið frekari ráðgjöf og mat hver eru næstu skref.

 

 

One thought on “Sjálfvirkni, stafræn virkni, “gervigreind” og Office 365

  • Bjorn Hermannsson

    Já það er gaman að sjá hvernig Microsoft „ecosystem“ hefur þróast á liðnum árum í heildstætt IT umhverfi sem fyrirtæki og stofnanir geta nýtt og búið til lausnir sem geta leyst brýn úrlausnar efni á hagkvæman hátt og bætt þjónustu við viðskiptavinin. Það er örugglega hægt að komast langt með því að nýta Forms eyðublaðakerfinu eða PoweApps og MS Flow verkferlavélina sem SharePoint heldur svo ágætlega utanum. Þetta getur verið mikilvægt hjálpartæki í þeirri starfrænu þjónustu sem fyrirtæki og stofnanir leggja nú mikla áherslu á.

    Reply

Leave a Reply

%d bloggers like this: