Fjöldinn allur af fyrirtækjum hefur fært sig yfir í Office 365 skýjalausn Microsoft síðustu misseri. Þrátt fyrir að Office 365 sé búið að vera í boði síðan 2012 hér á Íslandi er en nokkuð um mýtur og rangfærslur í tengslum við þetta snilldarverkfæri. Auk þess höfum við tekið eftir því í samræðum við núverandi og tilvonandi viðskiptavini að þau gera sér ekki alveg grein fyrir því hvað er í þessari verkfærakistu. Office 365 er svo miklu meira en Word, Excel og PowerPoint.

Sem ráðgjafar og þróunaraðilar á lausnum fyrir Office 365/SharePoint teljum við ástæðu til að taka saman smá samantekt á rangfærslum og því sem rétt er varðandi þau atriði sem mikilvægt er að vita þegar kemur að frekari innleiðingu og notkun á Office 365.

Office hugbúnaðurinn

  • Rangt: Framvegis þarf ég að vinna með skjöl í vafra
  • Rétt: Þið getið unnið með skjöl eins og áður, í Office hugbúnaðinum og í File Explorer. Skjalasvæðin (Onedrive for Business og SharePoint Team Sites) í Office 365 eru tengd (Sync) inn í Windows Explorer.

Framboð lausna

  • Rangt: Office 365 er Office hugbúnaðurinn og tölvupóstur í skýinu
  • Rétt: Office 365 er Office hugbúnaðurinn, tölvupóstur, samskiptaforrit fyrir fjarfundi, samvinnu og verkefnakerfi eins og Teams og Planner, verkfæri fyrir rafrænaverkferla eins og Flow og SharePoint þar sem allar þessar lausnir geta talað saman með einum eða öðrum hætti

Vistun gagna/kerfisvist

  • Rangt: Til viðbótar við Office 365 þá þurfum að vera með netdrif, kerfisvistun fyrir gögn og skjöl
  • Rétt: Office 365 er með heildstætt skjalavistunar og -stjórnunarkerfi sem heitir SharePoint. Það er engin þörf á netdrifum og kerfisvist nema í mjög sérstökum tilfellum. Jafnframt er ekki þörf á afritunarlausnum til viðbótar við Office 365 en einhver fyrirtæki gætu verið bundin skilyrðum þar sem það er æskilegt.

Rafrænir verkferlar/stafræn umskipti

  • Rangt: Til þess að koma á rafrænum verkferlum, koma á sjálfvirkni þurfum við að fjárfesta í dýrum kerfum
  • Rétt: Í Office 365 er lausn sem heitir Flow, sem gerir ykkur kleift að setja upp rafræna verkferla. Flow vinnur með öðrum lausnum í Office 365 eins og tölvupósti, Teams, Planner og SharePoint, en einnig öðrum lausnum sem fyrirtæki kunna að vera með (skoðið úrval tenginga hér).

Öryggi gagna

  • Rangt: Microsoft getur notað gögnin okkar í markaðslegum tilgangi eins og önnur stórfyrirtæki
  • Rétt: Það kemur mjög skýrt fram á Office 365 Trust Center hver öryggisviðmiðin og kröfurnar eru sem Microsoft uppfyllir. Hér er svo topp 10 listi sem auðvelt er að byrja að skoða. Hvet alla til að kynna sér þau vel.

Ef þið hafið áhuga á frekari upplýsingum eða ráðgjöf í tengslum við Office 365 innleiðingu og aðlögun, ekki hika við að hafa samband.

kv. Sigurjón

 

Leave a Reply

%d bloggers like this: