Hvenær nota ég hvað

Hér er stutt upptalning á hvenær þú notar hvaða þjónustur/lausnir í Office 365 í skjalastjórnun (Vinnslu, vistun, stýringu og varðveislu). Eftirfarandi endurspeglar okkar ráðleggingar í þessum efnum.

OneDrive

OneDrive (eða OneDrive for Business eins og það er stundum kallað) er í raun staðgengill heimasvæðis eða heimadrifs starfsmanns, þar sem hann vistar sín persónulegu vinnugögn.

Hvenær þú notar
  • Þegar skjalið er fyrir þig og þú reiknar ekki með að deila með öðrum, eða mögulega með fáum meðan þú vinnur skjalið
  • Þínir minnispunktar
  • Þín vinnuskjöl sem aðrir þurfa ekki að sjá eða nota
  • Skjöl sem tengjast engum málaflokki né verkefni eða krefjast formlegrar vistunar eða varðveislu
  • Ert ekki viss um hvað þú eigir að vista skjalið og þarft vistunarstað þangað til það kemur í ljós
Hvenær ekki
  • Þegar skjal krefst formlegrar útgáfustjórnunar
  • Þegar skjal tilheyrir málaflokki, verkefni eða viðfangsefni
  • Þegar skjal þarfnast samþykkis eða undirritunar

SharePoint

SharePoint er heildstætt skjalastjórnunarumhverfi í Office 365. Öll skjöl sem tilheyra hópum, teymum, verkefnum og öðrum málaflokkum ættu að vera vistuð í SharePoint. SharePoint kemur í stað samskrár, sameignardrifs, skjalastjórnunarlausna eða annarra skjalavistunarstaða.

Hvenær þú notar
  • Skjöl sem þarfnast útgáfustjórnunar
  • Skjöl sem tilheyra teymum/hópum, málaflokkum, verkefnum eða viðfangsefnum
  • Skjöl sem þarfnast samþykkis eða rafrænnar undirritunar
  • Þegar fleiri en einn aðili í teymi/hópi þurfa vinna saman að skjölum
  • Samskipti, eins og tölvupóstar og viðhengi tölvupósta

Hvenær ekki
  • Í raun er engin stór ástæða að vista ekki gögn í SharePoint þar sem það býður upp á allar helstu skjalastjórnunarstillingar sem völ er á

Microsoft Teams

Microsoft Teams er nýleg lausn frá Microsoft er mjög ört vaxandi. Hún gefur starfsmönnum nýja og auðveldari leið á að vinna með og deila skjölum. Það er mikilvægt að átta sig á að skjölin undir Files í Teams eru í raun vistuð í SharePoint. Einnig er hægt að tengja inn aðrar skjalavistunarstaði eins og Dropbox.

Hvenær þú notar
  • Að sömu eða svipuðum ástæðum og í SharePoint en þó ber að hafa í huga að aðgangsstýringar í Teams eru mun víðari en möguleiki er á í SharePoint
  • Þegar aðilar að teyminu (Team) þurfa að hafa aðgang að efninu og vinna saman að skjölum
Hvenær ekki
  • Þegar aðgangsstýringar í Teams eru ekki fullnægjandi og nota þarf aðgangsstýringar í SharePoint, dæmi um þetta væru ráðningasamningar eða trúnaðargögn

Outlook Folders

Við höfum vanið okkur á að vista tölvupósta og viðhengi í möppum í Outlook. Við viljum frekar vista samskipti með formlegri hætti, annað hvort í gegnum eins konar CRM kerfi eða í miðlæga skjalavistun eins og SharePoint. Auðvelt er að tengja slík kerfi inn í Outlook til að vista samskiptin með formlegum hætti.

Hvenær þú notar
  • Helst aldrei, ekki nema um persónuleg gögn sé að ræða og fyrirtækið hafi gefið heimild fyrir því að starfsmenn visti einkagögn í sérstakri möppu
  • Einu mögulegu tilfellin eru einhvers konar fréttabréf eða tilkynningar sem eru eingöngu fyrir þig og þú ætlar að lesa síðar. Við mælum þó með að slíkt sé vistað í OneNote í gegnum Outlook
Hvenær ekki
  • Við mælum ekki með notkun á Outlook Folders til vistunar á upplýsingum eða gögnum

Leave a Reply

%d bloggers like this: